Hotel-IT: vom Netzwerk bis zum PMS, aus einer Hand.
Ein Hotel steht nie still. Die Rezeption arbeitet, wenn andere Büros längst zu sind, und die Technik läuft weiter, auch wenn gerade niemand da ist, der sie versteht. Genau dort betreue ich Beherbergungsbetriebe: Netzwerk, Hotelsoftware, Self-Check-in, Sicherheit — ein Ansprechpartner statt vier.
Kommt Ihnen davon etwas bekannt vor?
Was in einem Hotel alles Technik ist
Ein Hotel hat selten ein System, sondern fünf. Ich betreue sie als Ganzes — unabhängig davon, welche Hotelsoftware bei Ihnen läuft.
Netzwerk & WLAN
Rezeption, Kassa und Gäste-WLAN in einem Netz, das sie sauber voneinander trennt — aufgebaut oder übernommen, beides. Ein Gast im WLAN darf technisch nichts mit dem Rechner an der Rezeption zu tun haben. Das ist keine Feinheit, sondern die Grundlage.
Hotelsoftware (PMS)
Bei der Hotelsoftware arbeite ich mit Apaleo: Einrichtung, Umstieg, Schulung, laufende Betreuung. Alles rund um die Software betreue ich unabhängig davon, welches System bei Ihnen läuft.
Self-Check-in
Wenn der Gast selbst eincheckt, ist jede Störung sofort sichtbar — es steht ja niemand an der Rezeption, der einspringt. Ich sorge dafür, dass die Systeme dahinter sauber zusammenspielen, und dafür, dass klar ist, was passiert, wenn doch einmal etwas hängt.
Schnittstellen
Buchung, Kassa, Buchhaltung, Türen, Kanäle — was voneinander wissen muss, gehört verbunden. Und wo eine offene Schnittstelle ohne Aufpreis dabei ist, geht deutlich mehr als das, was der Hersteller im Prospekt zeigt.
Sicherheit
In einem Hotel liegen Gästedaten und Zahlungsdaten — und es kann nicht zusperren, um etwas in Ordnung zu bringen. Sicherungen, die im Ernstfall zurückkommen, aufgeräumte Zugänge, Mehr-Faktor-Anmeldung.
Schulung
Wer im Sommer eingeschult wurde, ist im Winter oft nicht mehr da. Deshalb schule ich bei Ihnen vor Ort, an Ihren Geräten — und hinterlasse eine Anleitung, mit der die Nächsten auch ohne mich zurechtkommen.
Was ein Hotel anders macht als ein Büro
Ein Büro kann eine Störung bis morgen früh liegen lassen. Ein Hotel nicht: Um 22 Uhr steht ein Gast an der Rezeption, und seine Reservierung ist im System — oder eben nicht.
Eine Kassa, die nicht bucht, sieht in einem Büro niemand. Im Hotel steht der Gast davor und wartet.
Saison, Aushilfen, Quereinsteiger. Ein System, das nur eine Person bedienen kann, ist in einem Hotel ein Risiko und kein Vorteil.
Umstellungen gehören in die ruhige Zeit, nicht in die Woche vor der Messe. Das ist der wichtigste Satz in jedem Zeitplan — und der, den ich am häufigsten sage.
Wenn die Software offen ist, hört es beim Einchecken nicht auf
Die meisten Hotels nutzen von ihrer Software das, was auf dem Bildschirm steht. Der größere Teil liegt dahinter: Eine Software mit offener Schnittstelle lässt sich mit fast allem verbinden — Zutritt, Kassa, Buchhaltung, Reinigung, Gästekommunikation, Auswertungen. Die Möglichkeiten sind nahezu unbegrenzt; entscheidend ist, was Ihrem Betrieb Arbeit abnimmt. Drei Beispiele:
Gäste-WLAN, das die Reservierung kennt
Der Gast meldet sich nicht mit einem Zettelcode am WLAN an, sondern mit Zimmernummer und Namen. Das Anmeldefenster fragt im Hotelsystem nach, ob dazu eine laufende Reservierung existiert, und gibt den Zugang frei — oder eben nicht. Reist der Gast ab, endet der Zugang von selbst.
Auswertungen, die sich ihre Zahlen selbst holen
Was sonst jemand monatlich exportiert und in eine Tabelle klebt, lässt sich anbinden: Ein Ablauf holt die Daten regelmäßig ab, ausgewertet wird dort, wo Sie ohnehin arbeiten — in Excel über Power Query oder in Power BI. Die Zahlen sind immer aktuell, und niemand tippt etwas ab.
Abläufe, die sich selbst erledigen
Was heute jemand von Hand zwischen zwei Systemen hin- und herträgt, lässt sich verbinden — mit Werkzeugen wie Make, n8n oder Zapier oft ganz ohne Programmieren. Wie so etwas in der Praxis aussieht, habe ich in einem eigenen Beitrag aufgeschrieben.
Ein Preis, keine Tarifstufen — die Schnittstelle ist immer dabei
Bei vielen Cloud-Systemen kostet der Zugang zur Schnittstelle extra oder steckt nur im teuersten Paket. Apaleo hat einen Tarif: 8 € pro Zimmer oder Apartment und Monat, die Schnittstelle gehört dazu. Anbindungen wie die oben beschriebenen brauchen damit keinen höheren Tarif und keinen kostenpflichtigen Integrationstermin.
Den Kern hält Apaleo bewusst schlank. Zahlungen sind mit Apaleo Pay dabei, Buchungen über die beiden größten Kanäle ohne Zusatzkosten; wer darüber hinaus verkauft, nimmt einen Channel-Manager dazu. Eine Gästehistorie gibt es im Kern nicht — wer sie braucht, erweitert, und wer ehrlich hinsieht, stellt oft fest, dass er sie gar nicht braucht.
Wie ein Umstieg abläuft, ohne dass der Betrieb steht
Der Tag, an dem es zählt, ist kein Experiment: Was live geht, ist vorher auf einer Kopie durchgespielt worden.
Bestandsaufnahme
Welche Systeme laufen, was hängt woran, was kostet heute was. Erst danach sage ich Ihnen, ob ein Umstieg überhaupt sinnvoll ist.
Zeitpunkt festlegen
Die ruhige Zeit bestimmt den Termin, nicht mein Kalender. Alles Weitere richtet sich danach.
Einrichtung
Zimmer, Raten, Konten, Rechte, Anbindungen. Aufgebaut auf dem, was Ihr Betrieb tatsächlich braucht.
Testdurchlauf
Daten werden zur Probe übernommen und geprüft. Was dabei auffällt, wird vorher geklärt und nicht am Go-live-Tag.
Schulung
Bei Ihnen vor Ort, an Ihren Geräten, vor dem Umstieg. Inklusive Anleitung für alle, die später dazukommen.
Go-live & Begleitung
Der Wechsel selbst, danach eine Zeit lang engmaschig erreichbar. Und ein Weg zurück, falls doch etwas nicht passt.
Gemacht für moderne Beherbergung
Betriebe, die ohne eigene IT-Abteilung auskommen müssen und trotzdem verlässliche Technik brauchen.
Wenig Personal, viel Durchreiseverkehr — genau die Unterkünfte, für die ein schlankes System und gute Abläufe den Unterschied machen.
Wenn der Gast selbst eincheckt, muss die Technik sitzen. Da steht niemand an der Rezeption, der einspringt.
Mehrere Betriebe unter einem Dach, die dieselben Abläufe und eine gemeinsame Auswertung brauchen.
Wo die IT bisher nebenbei mitlief: bei der Chefin, beim Rezeptionsleiter oder beim Neffen.
Der häufigste Einstieg: Der bisherige Betreuer hört auf oder es passt nicht mehr. Am Anfang steht immer eine Bestandsaufnahme.
Häufige Fragen aus der Hotellerie
Betreuen Sie auch Hotels, die kein Apaleo haben?
Ja, das ist sogar der Normalfall. Alles rund um die Hotelsoftware — Netzwerk, Gäste-WLAN, Arbeitsplätze, Sicherheit, Schulung — betreue ich unabhängig davon, welches System bei Ihnen läuft. Bei der Hotelsoftware selbst arbeite ich mit Apaleo. Ob ein Wechsel überhaupt sinnvoll ist, steht am Ende einer Bestandsaufnahme und nicht am Anfang eines Verkaufsgesprächs.
Wir haben schon jemanden für die Hotelsoftware. Bringt das etwas?
Oft ja. Die wenigsten Probleme im Betrieb liegen in der Software selbst — sie liegen zwischen den Systemen, im Netzwerk oder in den Zugriffen. Dort setze ich an, ohne Ihrem bestehenden Partner ins Handwerk zu pfuschen.
Bauen Sie das Gäste-WLAN selbst auf?
Ja — aufbauen und betreuen, beides. Und wenn das Anmeldefenster mehr können soll als ein Passwort auszugeben, baue ich auch das: bis zur Abfrage im Hotelsystem, ob zu Zimmernummer und Name eine laufende Reservierung existiert. Was davon sinnvoll ist, hängt am Betrieb und am Budget — das klären wir vorher, nicht während der Rechnung.
Binden Sie auch Türschlösser an?
Wenn das System eine Schnittstelle hat, verbinde ich es — das gehört zur Einrichtung. Betreut wird die Schließanlage selbst vom Hersteller oder seinem Partner; dort liegt das Fachwissen dafür und dort gehört es auch hin. In vielen Hotels laufen die Schlösser ohnehin offline, dann stellt sich die Frage gar nicht.
Wann können Sie umstellen, ohne dass der Betrieb steht?
In der ruhigen Zeit und außerhalb der Anreisezeiten. Ein Umstieg wird vorher auf einer Kopie geprobt — der Tag, an dem es zählt, ist dann kein Experiment mehr.
Sind Sie erreichbar, wenn nachts etwas ausfällt?
Ich habe keinen Nachtdienst, und das sage ich lieber vorher als mittendrin. Was ich stattdessen tue: dafür sorgen, dass nachts möglichst wenig ausfallen kann, und dafür, dass für den Fall der Fälle eine Anleitung an der Rezeption liegt, mit der Ihr Team die nächsten Stunden überbrückt. Termine liegen bei mir ohnehin meist am Abend — für ein Hotel oft der passendere Zeitpunkt als zehn Uhr vormittags.
Wer hat am Ende die Zugänge?
Sie. Alles läuft auf Ihren Namen und liegt in einem Passwortspeicher, auf den Sie ebenfalls Zugriff haben.
Reden wir über Ihren Betrieb.
Erzählen Sie mir, was bei Ihnen läuft und woran es hakt. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung — auch dann, wenn sie lautet, dass gerade nichts zu tun ist.